Lillehammer
Ro- og kajakklubb
Referat fra styremøte i Lillehammer Ro- og kajakklubb torsdag 5. januar 2012 kl 18.30-20.30 Tilstede: Peter Obel, Johanne Haugen, Kai Gjessing og Frode Flaa. Jan Flohr møtte ikke Sakslista
ble sendt ut 29. november for å få ferdig mest mulig til
styremøte og innkalling sendt 2. jaunar 2012 1) Allrom - Peter har gjort mye med istandsetting av allrommet allerede. Det bør være ferdig til årsmøtet og vi bør kalle inn hjelpere til å få på plass veggplater og remontert barhylle og elektrisk anlegg. - Overgang gulv vegg er så stor at det må lages en utforing som gulvbelegget kan ligge på. Vedtak: Peter
lager klar utforinger til veggplatene og ser på en løsning
for overgang gulv/vegg. Når utforingene mellom gulvet og veggen
er ferdig kan vi legge gulvbelegg med dobbeltsidig tape i
skjøten. Deretter sette på veggplater og brystlist.
Gulvlist kan bli en utfordring til slutt. 2) Internkontroll (HMS) Siste versjon er 1.2 som ble lagt ut i fjor 6. januar Kai har laget utkast til oppdatering
av klubbens internkontroll dokument med: organisasjonsplan (etter
årsmøtevedtak om valg av kasserer), brann og el-tilsyn
rapportene. Vedtak: Frode kontrollerer om at endringene er korrekte. 3) Utkast til årsmelding for 2011 og innspill til budsjett: - Jan Flohr: skriver om onsdagspadling og flattvannspadling - Jens Kåre: skriver om turpadling - Trond Karlsen: skriver om aktiviteten til kursutvalget. - Frode Flaa, har levert utkast til årsmeldingen - Kai: skriver om administrasjon og informasjon - Johanne og Kai lager utkast til regnskap Banken sluttet med bilag i år, og vi har tenkt å gjøre det samme! Nytt
er at vi satser på å bruke bankens dokumentasjon som
primærkilde og laster ut regneark med inn- og utbetalinger som
kontrolleres opp mot månedlige rapporter. Her
har Johanne funnet avvik 19. august som vi må ta opp med banken,
da de har glemt å føre tre bilag i mnd oversikten. Videre
har vi en innbetaling på 1400 kr som må etterspores i
banken hvem som har betalt (og hvorfor! Kan være et kurs og et
familiemedlemskap) Vedtak: Kai
lager ny utskrift over utgifter som Frode sjekker opp mot A-camp og
Peter mot flom utgifter. Inntektene er for det meste kjente! - budsjett, lages før neste styremøte på basis av årets regnskap og innspill fra utvalg. - Kai lager fordringsliste på de som ikke har betalt reolleie - Kai lager fordringsliste på de som ikke har betalt vinterutleie for 2011 Innbetaling
siden purring er: 18 har betalt medlemskap, 57 har ikke betalt
medlemskap, 12 kajakkplasser står ubetalt, 11 er betalt siden
purring tidlig i november. - Kai lager utkast til årsmøte av varslet endring av basis lovform.(fra referat fra NPS ledermøte for elvepadling). Finner ikke noen revisjon av basis lovform. Vedtak: Utsettes til ny revisjon av basis lovform eksisterer 4) Forslag til budsjett fra møte 14. november: a)
- Kai sjekker pris på ny programvare for å forenkle
administrasjon av låsesystemet. Da kan en hvilken som helst pc
gå inn på et web grensesnitt og gjøre endringer mot
i dag hvor en database og spesial program som er installert på en
PC. Pristilbud for oppgradert programvare kr 7838 + montering kr 2500 inkl moms b) - Frode sjekker pris på varmtvannsbeholder og sirkulasjonspumpe Levering
og montering av Høiax elkasett m/1 stk kolbe komplett m/pumpe og
manuell shunt. Tilkobling av eksisterende gulvvarmesløyfer. Oppfylling og igangkjøring. Det er totalt medregnet 7,5 timer arbeid. Sum kr: 24.000,-Inkl.mva. Bygningsmessige og elektriske arbeider er ikke medregnet. Frostsikring
bør vurderes,dvs. fylle anlegget med glykol ev.teknisk sprit.
Dette hvis anlegget står uten tilsyn over lengre tid. Utgifter til tilkobling av strøm vil komme på ca 5000.- i tillegg, totalt 29000.-. Andre ENØK alternativer kan være dyrere (Jordvarme) eller rimeligere (Varmepumpe luft/luft). Vedtak: Vi venter minst en sesong før vi vurderer å sette i drift gulvvarme. 5) -> Valg (Jfr årsmøte vedtak 21. februar 2011). Det nye er at valgkomiteen skal i tilegg til leder og nestleder, også skaffe kandidat til kasserer vervet. Representasjon av aktivitetene i styret er ikke så prekært, når vi har utvalg som ivaretar aktiviteter Peter og Frode stiller til gjenvalg, Kai stiller ikke! Valgkomiteen må også ta hensyn til kjønn etter kravet om likestilling og bør finne engasjerte kandidater. Jeg har sendt sendt medlemsliste til valgkomiteen
ved Pål Erik Alrek. Den bestod av betalende medlemmer og
medlemmer vi har sendt purring på (88 stk) 6) -> Inventar og materiell-lister Jan Flohr og Frode oppdaterer: - Inventarliste over løsøre - materielliste (båter, årer, vester, spruttrekk, våtdrakter etc) Siste
oppdaterte lister har dere fått fra Per Anders i våres. Ut
fra innkjøp i 2010 og 2011, + svinn i samme år vil gi et
bilde av status. Vedtak: Kai sender kopi av lista til Jan Flohr og Frode. 7) -> Merknader/tanker til Vedtak: Kai omformulerer langtidsplanene mer til mer "funksjonelle visjonære beskrivelser" om framtiden Grøntplan
forslag: Heve adkomstveien litt og fylle på masse mellom veien og
huset slik at terrenget blir svakt hellende ut mot vannet. Dette for
å få bedre innkjøringsvei og bedre forhold på
parkeringsplassen. Kjøpe ett lass med matjord som fylles i dumper på odden, for å forenkle plenklippingen Ny hellelagt plass trenger forskansningsmur. Vi har 40 heller til vi kan utvide plassen med. 8) Post til Styret (i postkassa i naustet) Her har det ligget to lapper i sommer - Puta på setet er løst på K33 den 31/7, Randi Tollersrud - Obs, Roret til K22 går tregt, litt skeivt, Karin Mæhlum Jan har oppgave med å få noen til å sette disse istand. 9) Styremøter Neste styremøte er endret til torsdag 2. februar (isteden for mandag 6. februar) kl 18.30-20.30. Annonsering
av årsmøtet endres tilsvarende til 19. januar og frist til
å komme med saker til årsmøtet settes til 2. februar Kai
Vedtak: Kai ber valgkomiteen om status til neste styremøte