Orienterings saker
- Innkalling til årsmøte i Lillehammer Idrettsråd 3. mars kl 19. Det er i
vinterferien, og det passer ikke Peter. Kai stiller!
- Styrearbeide:
Jan er misfornøyd med at Frode har kontaktet konstituert
utvalgsleder uten først å ha tatt kontakt med Jan som har
styreansvaret for hav/flattvann.
- Kursutvalg:.
Kursutvalget er ikke ferdig med sitt arbeid og vil ha møte med styret. Utvalget
er nesten ferdig med målsetting og budsjett. Setter kursinntekter/utgifter er
satt til null i 2010. Jobber med å følge malen til styret for å etablere et
utvalg. Rekker ikke å få dette ferdig før årsmøte. Kommer før årsmøte med
innkjøpsønsker, så styret ikke må overskrive budsjettet på et styremøte etter
årsmøte.Utvalg skal oppnevnes av styret etter søknad. - Verv i forbindelse med
idrettsregistreringen. På Rosiden er Peter registrert som rosjef. Når det gjelder
politiattest er også Peter oppført som ansvarlig for å håndtere dette for
styret.
- Referat fra siste styremøte 7. januar: Enstemmig godkjent.
Sak 1) Saker fra allmøtet i fjor
Innarbeide avsetninger til fremtidig vedlikehold. Vedtak: Vi bruker service
konto til akkumulering av midler til fremtidig vedlikehold, beløp tar vi under
budsjett.
Sak 2) Medlemsregister
Har gått gjennom medlemsregisteret og trukket ut barn under seks år, og fordelt
resterende nye medlemmer på riktig aldersgruppe og kjønn. Resultat: 239
medlemmer i 2009.
Sak 3) Forberedelse til årsmøte:
- Årsmelding:
Kai gikk gjennom første utkast. I forbindelse med at Utvalg for elvepadling har
levert sin årsmelding blir det noen endringer i år på oppsettet av
årsmeldingen. Styret er enige i at etablerte utvalg leverer egen årsmelding. Jan
leverer oversikter på avholdte kurs førstkommende søndag. Ut fra gjennomgangen
bør vi neste år:
>Lyse ut fotokonkurranse tidligere i sesongen
I inneværende årsmelding tar vi også med:
>Ta med opplysninger om tilbudet om å "lekepaddle" før
onsdagsløpet
>Spesifisere våre argumenter angående molo og brygge utbygging.
>Følge opp vårt brev til kommunen om å sikre søndre areal mot utbygging,
alternativt å søke om å få det regulert som padleområde.
>Ta med navnet på vårt æresmedlem: Yngvar Mølmen
>Kai går gjennom web nyheter i arkivet og plukker ut relevante innslag som
tas med.
- Regnskap 2009:
- På grunn av lavt forbruk og økt tilskudd gikk vi med godt overskudd i 2009.
- Styret vedtok å bruke av oppspart kapital etter årsmøtet 2008 til å kjøpe nye
havkajakker.
-
Tap på fordringer er manglende utsendelse av giro til ett av kursene i 2008 og
gjennomgang av kajakkstativ Medlemskap er stabilt.
-
Purring på 55 ikke betalte medlemskap resulterte i 17 utmeldelser, 10
innbetalinger og 28 som hverken har meldt seg ut eller innbetalt. De nye
reglene er omstendelige for "avvikling" av medlemskap. På purringene
var det beskrevet tydelig hvordan en kunne melde seg ut (Ved å sende en e-post
til kasserer)
-
Nøkkelkort viser en nedgang, noe som kan være et signal på mindre gjennomtrekk!
-
Båtutleie har steget litt og er et resultat av bedre oppfølging av utsendelse
av krav ut fra utleie lista på oppslagstavla.
-
Leie av kajakkplass økte på grunn av god oppfølging av manglende innbetaling.
-
Statlig tilskudd økte på grunn av våre tilbud til barn og ungdom i basseng, på
havna sammen med andre foreninger og aktiviteter i elvene.
- Budsjett 2010
Avsetning
til fremtidig vedlikehold. Bruker servicekonto til å akkumulere avsetninger. Styret
må sette opp en plan for fremtidige utgifter og når de når de forventes å
komme.
Investeringer utstyr.Vi har bra utstyrs omfang for barn og unge. Styret vil i
2010 sette av ekstra midler til nye havkajakker og tilstrekkelige midler til
vedlikehold av utstyr (årer og trekk).
Kursinstruktører: Setter opp elveutvalgets budsjett innspill
Egne arrangementer: Det er hovedsakelig A-camp aktiviteten på Otta som bruker
dette i sitt arbeid. Siden de har flere aktører kan vi senke denne posten.
Etablering av Lillehammer elvesport arena. Dette er en ide og visjon om
elvesport arena i Gausa ved Follebu, som styret støtter.
-Statlig støtte: lokale aktivitetsmidler (LAM) fra nettet: Her må vi synliggjøre
dette bedre i årsmeldingen.
Lokale aktivitetsmidler (LAM) skal være en grunnstøtte til medlemsbaserte
lokale lag og foreninger. Midlene skal bidra til økt idrettsaktivitet,
deltakelse og frivillighet. Det er arbeidet i det enkelte idrettslag for barn
(6-12 år) og ungdom (13-19 år) som skal tilgodeses. Fordeling av LAM fra
idrettsråd foretas fra juli 2009.
-Renteinntekter: Skal ikke oppføres i budsjett. Klubben bør sette mest mulig
kapital inn på høyrentkonto, med mulighet for 5-10 uttak i året.
-Sponsorinntekter: Dette er et nytt punkt som skal inspirere oss til å søke om
sponsor midler. Rabattene fra kjøp av kajakker føres opp her. Vi må
imidlertid øke utgiftene for å synliggjøre sponsordelen for kajakkene vi kjøpte
i fjor.
-Kommunale tilskudd: har skrumpet inn, men over sikt må eiere av private
idrettsanlegg få noe støtte fra kommunen?
- Inventarliste: Per Anders har oppdatert denne ut fra nye investeringer. For
at listen skal ha verdi for forsikringsoppgjør el. bør den ha med "ny
pris" og "merknader om tilstand" og fjerne "elementer
" som ikke hører hjemme. Tilstand bør fylles ut og si noe om status på
utstyret. Listen er godt oppdatert, og Grim trenger ikke gå gjennom denne på
nytt. Derimot har Jan Mehus muligens liggende tilsvarende liste. Jan flohr
hører med Jan Mehus om status på den listen han har.
Langtidsplan og strategisk plan må innarbeides i HMS eller egne dokumenter. Satsingsområder
ble gått gjennom på allmøte 18. mai
5) Eventuelt
a) Revisjon av HMS dokument
I forbindelse med at klubben har fått etablert et utvalg, så må vi også
oppdatere HMS dokumentasjonen, jfr Retningslinjer for etablering av utvalg,
vedtatt 20. mai 2009.Frode la fram forslag til endringer:
På side 5 endres "turkoordinator" til "koordinator og
utvalgenes" under "Styrets gruppeledere"..
Øverst på side 6 endres tilsvarende "Turkordinator "til
"Koordinatorer og utvalg". Ny underoverskrift: "Styret kan ved
behov, utnevne/opprette utvalg eller koordinatorer."
Under avsnittet "Aktiviteter i klubbregi" er det føyd til "med fastsatt
tid og sted." etter første setning.
Setningen "Herunder ligger faste padledager og enkeltturer for medlemmene."
er endret til: "Man må ikke være medlem for å delta på aktivitetene, og
man kan benytte privat utstyr.
Som deltager er man pliktig å følge klubbens retningslinjer selv om man ikke er
medlem og deltar med privat utstyr."
-Vi diskuterte regler for utlån: På side 28 i Hms står det beskrivelse av
utlånsregler og vi mener de er dekkende og trenger ikke spesifisere håndtering
av skader ytterlig, men må få innarbeidet bruk av avvikskjema i større grad.
b) Utdeling av våttkort til kursdeltagere
Klubben har fått et par henvendelser om manglende utdeling av våttkort etter
kurs. Noen fikk kort etter kurset. De som ikke har fått, fikk beskjed om å
komme ned en onsdag eller ta kontakt. Vedtak: Jan Flohr tar kontakt med de som har
vært på kurs ifjor og orienterer om når de får våttkort.
c)
Hamar Roklubb ønsker møte med oss.
Har
avtalt kl 18 søndag 21. februar i naustet.
6) Neste styremøte
mandag 15. februar kl 19-21