Lillehammer Ro- og kajakklubb

Oppsummering rundt mandat til utvalg, etter flere e-poster og telefoner mellom medlemmene i styret
Forslag fra Frode Flaa, med endring av punkt 2 foreslått av Jan Flohr vedtas.

Kai

-------------------------------------------------------

Retningslinjer ved etablering av utvalg i Lillehammer Ro- og kajakklubb. 

Styret kan oppnevne utvalg ved behov, og er pålagt å utarbeide en instruks/mandat for disse. Styret har også plikt og rett til å oppheve utvalg, hvis styret finner det nødvendig. Det vil si at hvis noen ønsker å etablere et utvalg, så må dette godkjennes av styret dette. Det er lagt vekt på at utvalgene skal være selvstendige og kan jobbe fritt med hensyn til aktiviteter, men at styret kan følge opp sine plikter vedrørende god økonomisk styring og sikkerhet.

1. Utvalget er pliktig til å jobbe ut i fra NIF, NPF og Lillehammer ro og kajakklubs lover og retningslinjer. Samt klubbens egne internkontrolldokument, målsetninger og handlingsplaner. Utvalgets leder og medlemmer er pliktige til å sette seg inn i disse.

2. Utvalget rapporterer til klubbens styre, og utvalgsleder skal ha møte med styret 2 ganger i året.

3. Utvalget skal bestå av 2 eller flere navngitte personer, hvorav en skal være utvalgsleder. Utskiftinger, utvidelser eller reduksjoner blant utvalgets medlemmer skal opplyses til styret.

4. Utvalget skal ha en målsetning, og levere til styret en årlig handlingsplan for å vise hvordan de ønsker å nå målsetningen. Videre skal de, i god tid før årsmøtet, levere til styret, et budsjettforslag for utvalgets utgifter. Utvalget skal også levere en årsberetning for utvalgets aktiviteter og innkjøp. Det er også viktig at utvalgene jobber ut fra en samlet sikkerhetsfilosofi og målsetning, som klubben har vedtatt, og tenker helhetlig i forhold til hele klubbens aktiviteter.

5. Utvalget har økonomisk frihet innenfor klubbens budsjett, som er vedtatt på årsmøte. Utvalget skal ha en egen budsjettpost i klubbens budsjett.

6. Utvalget skal/kan jobbe selvstendig med de oppgavene som utvalget selv har presentert i utvalgets handlingsplan. Men det oppfordres til åpenhet og samarbeid med andre utvalg og styret.

7. Alle utvalg skal være presentert på klubbens nettside, og utvalgslederen skal være oppført med kontaktinformasjon.