Lillehammer Ro- og kajakklubb


Referat fra styremøte i Lillehammer Ro- og kajakklubb, torsdag 19. mars kl 18-21.18
Tilstede:  Jan Flohr, Per Anders Bang, Frode Flaa, Kai Gjessing og Peter Obel

Saker:

1) Konstituering av nytt styre og valg av nestleder.
Jan Flohr og Per Anders Bang ble ønsket velkommen.
Kasserer
Per Anders Bang har allerede hatt for møte med tidligere kasserer på
mandag om praktiske ting ved klubbens økonomi oppgaver.
Valg av nestleder: Frode Flaa

2) Disiplinærsak

Sakene ble meldt inn til styret under allmøte 16.02.09.

Styret ønsker for fremtiden at slike saker meldes skriftlig (mail eller brevform) til styret, slik at behandlingen kan skje på en ordentlig og rettferdig måte. Og innen en rimelig tid. 

Saken gjelder to brudd på  klubbens utlånsreglement over en periode på 3år. Det er derfor vanskelig å se på saken som gjentagende brudd, i og med at medlemmet det gjelder ikke fikk noen irettesettelse første gang. Styret velger derfor å  se på sakene under ett. 

Sak a) Utlån av klubbens påhengsmotor:
Ved flytting av fartøy til Gjøvik, viste det seg at fartøyets motor ikke ville starte. Det omtalte medlemmet valgte da å låne klubbens påhengsmotor. Motoren ble siden glemt levert tilbake til klubben, og motoren ble således stående på Gjøvik. Motoren er fremdels på Gjøvik. Styret velger å løse saken på følgende måte: 

Medlemmet betaler leie for de tre årene motoren har vært utlånt, samt kjøper motoren for markedspris, som styret har vurdert ut fra annonser på ”Finn.no”.  

Sak b) Utlån av klubbkajakk til privatperson utenfor klubben:

Det omtalte medlemmet lånte en av klubbens kajakker ut til et medlem av Toten og Gjøvik kajakklubb. Dette var en av klubbens kajakker, som etter klubbens utlånsregler ikke er tilgjengelig for lån/utlån utenfor klubbens nærområde. Saken ble, av et annet medlem ryddet opp i ved å låne ut sin private kajakk av samme type, og klubbens kajakk ble returnert. 

Ettersom styret velger å  behandle dette som førstegangs forseelse, vil styret gi det omtalte medlemmet en muntlig advarsel i forhold til bruddene på klubbreglementet, og varsle strengere reaksjonsformer ved gjentatte brudd. (Herunder: karantenetid, ekskludering osv.) Medlemmet er oppfordret til å vise særlig respekt for klubbens reglementer, og for fremtiden vise aktsomhet ved lån/utlån av klubbens eiendeler.

Når medlemmet har gjort opp økonomisk for båtmotoren, anser styret at saken er avsluttet.


3) Leie av private kajakker til kursavvikling
Styret
ser ikke behov for å leie private kajakker til kurs. I ny kursmodell
bruker vi kun klubbens egne kajakker. Hvis det blir aktuelt vil det bli
tatt opp i hvert enkelt tilfelle. Avtale av lån mellom klubbmedlemmer
er ikke klubbens anliggende.

4) Innkjøp av havkajakker
Viktig å ha basis utstyr for turer til havet. Formålet må være å få flere til å dra på tur (på kysten), og spre kompetanse.
Jan kommer med et forslag til neste styremøte for hva det er behov for de neste årene (Fullrigget hav kajakker m.m). 
Gassgrill
til klubben kan kjøpes inn på diverse posten.Vi diskuterte litt hvilke
muligheter vi har til å bruke av oppspart kapital.

5) Forberedelse til allmøte
a) Aktiviteter i klubben i 2009
Dag: Torsdag 23. april kl 18-20
Sted: Klubb lokalene på Vingnes
Fast innhold:
- Sesong åpning: fredag 15. mai kl 18(?) , Ansvarlig: Jan og Frode
- Vårdugnad: mandag 25. mai, ansvarlig: Kai kommer med forslag til oppgaver, mye er gjort, men vi har alltid noen "rester"
-
Renhold fellesrom/garderober: Vi har 16 uker med aktivitet (- fire uker
i Juli). Ansv: Styret plukker ut 16 medlemmer som hver rengjør en gang
i løpet av sin uke. Hvis vakt ikke passer, byttes det innbyrdes.
- medio oktober: Høstdugnad, avslutning og bassengtrening

Det må være lett for medlemmer å arrangere ting.
Ansvarlig for elv, roing og flattvann tenker gjennom mulige aktiviteter.
Allmøtet tar opp organisering som fremmer aktiviteten i klubben.
Innkalling
ble ikke diskutert. Jeg legger dette ut på hjemmesidene. Ønsker
tilbakemelding til alternative måter å få tak i engasjerte personer.

b) Gjennomføring av kurs 2009
Vi
forholder oss til NPFs våttkortsystem. Dette er presisert i klubbens
internkontrollsystem. En skal være aktivitetsleder for å holde
nybegynnerkurs. Viktigste er å få god kompetanse etter kurs. Vi bør
stimulere medlemmer til å være med å holde kurs. Det er viktig for
klubben og utviklende for den som holder kurs.
Jan
vurderer til neste styremøte om det er mulig å etablere et utvalg som
kan drive med kursutvikling. Klubben har fått et tilbud fra Trond
Glesaaen til å tilby etablerte medlemmer vått kort ( på
nybegynnernivå), slik at flere kan gå direkte videre på teknikk kurs og
aktivitets lederkurs.Dette i bytte mot et elvekajakk kurs.

6) Dato for utsendelse av åretak og giro
Forslag: Få det ut tidligere, slik at purringer kommer før sommerferien.
Utsendelse uke 17 med betalingsfrist 15. mai.
PS: Trenger småstoff til å fylle et brettet A-4 ark (PS: Jan, Frode og Peter kom med småstoff)

7) Eventuelt
a) Molo
Har
fått brev fra båtforeningen med invitasjon til møte om deres planer.
Fikk med et brev fra kommunen, som jeg var usikker på omfanget av.
Ringte kommunen og etterlyste kart. Har fått kart fra båtforeningen.

b) Kanoutleie
Etter
nytt HMS reglement har vi presisert hvordan vi ønsker kanoer blir
håndtert. Kun til medlemmer som har introduksjons/nybegynnerkurs
hav/flattvann eller nybegynnerkurs elv. som kan benytte dem. Klubben
har et ansvar for at de vi låner ut til er kompetente. Utleie som
innbefatter videre utleie er en ekstra utfordring. Er sikkerhet
ivaretatt. Avhenger av hvem som skal bruke kanoene og hvor det skal
padles. generelt vil vi beholde kanoene inntil videre, for bruk til
egne medlemmer og til aktiviteter hvor klubben tar ansvaret (Primært på
havna).

c) Innspill til styre
Vi
har tidligere vedtatt å sette opp en forslags kasse. Jan foreslo i
tilegg å lage skjemaer for tilbakemeldinger for: Kurs, vedlikehold-
anlegg og -båter.

d) Padletinget 2009
Jan ønsker også å delta, Frode hører med Svend.

e) Avtale med Vingar
Denne må vi revurdere i henhold til vår HMS dokumentasjon. Feil på utstyr som medfører ulykke vil være vårt ansvar!
For
utlån til skoler ol. må en være med fra klubben som har aktivitetsleder
kurs. Område det padles kan være viktigere enn båttyper.

f) Bassengaktivtet
Høgskolen
har kommet igang på tirsdager. Trenger noe hjelp til å utvikle seg
videre. Kan vurdere om vi bør annonsere denne dagen for de som ikke har
tid på onsdager. Ansvar basseng. Vi bør oppdatere "kjøreplan" for
opphold og oppførsel ved bassenget. Når vi kan få tilgang og når vi
skal ut og hvordan vi behandler trekk, båter og årer ved opp/nedbæring
etc.
Bassengtreningene
er for medlemmer. Sist onsdag delte jeg ut giro til deltagere. Vi bør
videre føre en logg over antall som benytter tilbudet, og bør ha navn
(inkl mobil/e-post adr) for kontakt og beskjeder, samt invitasjon til
aktiviteter.

g) Politiattest
Jan og Peter får i oppave å håndtere politiattester for klubben

8) Dato for neste styremøte:
Torsdag 16. april (rett etter påske) kl 18-20 i naustet.

Kai