Sak 0) Godkjenning av referat fra 20. oktober 2008
Det var en del punkter i referatet som vi må følge opp: registre
- Klubbbåter har vi en oversiktlig liste. Jacob og Grim går over den og føyer til skader på 5-6 klubb båter.
- Vester og spruttrekk er ferdig, men Jacob sørger for at defekt utstyr havner i svart søppelsekk når nytt utstyr kommer
- Frode lager liste over elvekajakk båter og utstyr
- Vi har også en liste over årer. Frode oppdaterer Jacob over hvilke "felles årer" på Jorekstad som er "felles"
- Private kajakker: her har vi meget god oversikt. Det er sendt purring på de som ikke har betalt. Jacob avklarer med Jan Flohr hvilke kajakker han eier og skal betale leie for.
- Kurslistene er ikke komplette. Jacob har sjekket navnene på de jeg har oppgitt har vært på kurs. De som gikk i våres er det mer kontroll på enn de som gikk i høst. Kai må sende informasjon/giro til de som har gått på kurs i høst og ikke har betalt.
- Plastvedlikehold: Dette kan være en god anledning til å få klubbens båter reparert, mewn vi mangler en som kan plast. Vi bør høre med Fjellpulken, Trond Glesaaen, Peter Obel etc om hvem som kan hjelpe oss i gang.
Med utgangspunkt i nevnte kommentarer til registre er referat godkjent!

Sak 1) Orienteringsaker
- Det blir også A-camp til neste år. Frode er i gang med budsjett.
- A-camp-08 har blitt førsteside på padling.no

Sak 2) Økonomisk status
Inntektene ligger høyere enn normalt og utgiftene er litt lavere enn budsjettert. Poster som er over budsjett er medlemskontingent, utleie av kajakk plasser, utleie av kjakker.
Studenter vil begynne med basseng på tirsdager og Frode vil instruere de litt de første gangene, noe vi får 2500 kr for. Salg av nøkkelkort, kurs, aktiviteter for ungdom og voksne er lavere enn budsjettert
Bruk av bilagskjema er innenfor kravene i nytt revisor reglementet.
Jacob honorerer Jan Mehus med fullført kurs med kr 1500 slik klubben har vedtatt.
Grim går gjennom inventarliste og "reviderer" den.
Kai kontakter klatregruppen og spør om de er fortsatt interessert i å leie plass sammen med Stiftelsen Mjøsen lange.
Avtalen med Vingar skole er operativ, men ikke brukt i år, da ildskjel har flyttet.

Sak 3) Medlems register status
I forbindelse med møte om HMS dokument ble alle kalt inn med e-post. De som manglet e-post fikk sms. Av 20 utsendte meldinger har jeg fått ti oppdateringer på fødselsdato og familie informasjon. Det ligger ennå en del arbeid å få oppdatert medlems informasjonen før den kan lastes inn i idrettens medlems system.

Sak 4) Lovendring status
Gikk raskt igjennom "avviksliste" Kai presisere listen over hva klubben "bør" vedta i tillegg til basis lovnormen.
Grupperinger i paragraf 16 angår større foreninger. Våre utvalg fastsettes i styre (paragraf 15)

Sak 5) HMS dokumentasjon status
Denne ble nok en gang gjennomgått med de tilbakemeldingene vi fikk på medlemsmøte.saken ble etterlyst på årsmøte. Styret godkjenner HMS dokumentet i sin nåværende form. Dokumentet gjøres om til PDF dokument og legges ut på klubbens hjemmeside.

Sak 6) Årsmøte
Etter nye regler skal det kalles inn med en mnd varsel. Dette kan gjøres på internett/e-post eller brev.
Forslag som skal behandles på årsmøte må være sendt styret senest 2 uker før årsmøte.
Fullstendig saksliste og andre nødvendige dokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøte.
- Dette betyr at vi varsler alle medlemmene 23. januar og sluttfører saksdokumenter 16. februar.
23. januar sendes regnskap til revisor, pluss andre dokumenter som er relevante, eller etterspørres.
Årsmøte settes til mandag 23. februar kl 18-21.

Frode kontakter valgkomiteen og informerer de om ny kjønnsparagraf og om hvilke posisjoner vi ønsker besatt (Havpadle kontakt, kasserer, vara medlemmer, revisor og nye regler for valgkomiteen)

Sak 7) neste styremøte
Mandag 12. januar 2009 kl 18-20.
og
Mandag 16. februar 2009  kl 18-20 for å sluttføre informasjon og saker til årsmøte

Kai