Lillehammer Ro- og kajakklubb

Referat fra styremøte 20. oktober 2008 i Lillehammer Ro- og kajakklubb
Tilstede: Peter Obel, Frode Flaa, Kai Gjessing, Jacob Jacobsen. Ikke møtt: Grim Syverud

1) Godkjenning av referat fra 15.9.2008
Referat fra styremøte 15. september er godkjent

2) Orienteringssaker
Låsleser er byttet ut i nord. Har fått til utlisting av kortholdere fra adgangsprogrammet.

3) Registere
Status på gjenværende arbeid på ulike registre: Inventar, båtmateriell, medlemsregister.
Medlemsregister begynner å bli bra, men det gjenstår ca 50 henvendelser på e-post/SMS for å få på plass de siste fødselsdatoene. Videre har enkelte ikke oppgitt familiemedlemmer. Utfordring er å få tilstrekkelig opplysninger første gangen nye medlemmer henvender seg.
Klubb båter: register er komplett for hav/flattvann utstyr, men det er ikke kajakkene! Nå mangler en tilstandsrapport. Ditto for elvekajakker.
Private kajakker: her begynner vi å få en total oversikt. Fortsatt blir plasser flyttet/byttet på, noe som forværrer muligheten til å ha en god oversikt. Jacob avklarer med Jan Flohr hvilke kajakker han eier og skal betale leie for.
Inventarregister ble laget til årsmøte i fjor. Denne bør gjennomgås ved årsskiftet, for å være oppdatert.
Kurslistene er ikke komplette. Kai sender Jacob de oversiktene som finnes og kontakter Kajakk og Fjell for avklaring på de vi er usikre på.
Et par medlemmer er interessert i å lære mer om plastvedlikehold. Dette kan være en god anledning til å få klubbens båter reparert.

4) Organisasjons saker
-> Basis lovnorm for idrettslag. Denne er absolutt, men vi kan komme med tillegg! Vi har "fra før" følgende regelsett som må tilpasses basislovnormen eller HMS dokumentasjonen, eller beholdes:

Klubbregler 1932, disse blir kraftig endret av basislovnorm fra 2007
Sikkerhet 1994, disse erstattes av nytt HMS reglement
Utlån flattvann/hav 1994, disse erstattes av nytt HMS reglement
Utlån elveutstyr 2006, disse erstattes av nytt HMS reglement
Nøkkelbruk1997, Er ikke en del av sikkerheten og er ikke med i HMS dokumentasjonen!!
Roreglement 1932, disse erstattes av nytt HMS reglement
Oppholdsrom 2006, Beholdes, men vi må legge inn vaktlister for vask om sommeren
Ferdselsregler mai, disse arbeider fylkesmannen med å presisere.

Kai lager en kommentarutgave for konsekvenser av konsekvenser av basis lovnorm for arbeidet i: styret, årsmøtet og valgkomiteen.
Til medlemsmøte mandag 10. november innkaller vi med e-post til medlemmer.
Frode hører med Trond eller tilsvarende om de kan komme og fortelle om turer og sikkerhet, som et trekkplaster.
Utkastet av 20. oktober til internkontroll system skrevet av Frode ble gjennomgått.
Det er de første 9 sidene som alle medlemmer bør lese og forstå! Systemet er basert på tilsvarende system i andre kajakk klubber.
Styret leser igjennom og gir Frode tilbakemeldinger innen fredag 24, før det legges ut på nettet, slik at vi kan lage en peker i invitasjonen.

5) Klubbmiljøet
Hva kan medlemmene bidra med for å bedre klubbmiljøet? Fortsatt mottar styret henvendelser, om at det meste er galt på alle nivåer i klubben. For å få til aktiviteter må vi også ha personer som har tid og lyst. Det finnes heldigvis noen.

6) Liste over saker som vi skal arbeide med i høst og som bør ferdigstilles før årsmøte:
Listen er blitt kortere, men vi har fortsatt to viktige saker igjen.
- Revisjons og regnskapsregler, revidert av revisorene 1. mai, med mange presiseringer og forslag til endringer og forbedringer. Jacob har gått gjennom merknadene fra revisorene.
- Organisasjons og fremtidsplan! (Fra mal for innkalling) Styret utvider det vi har fra før og presiserer organisasjonsplanen.

7 ) Eventuelt
Investering i vester og spruttrekk som er "kassert". Vi har fått to tilbud fra Kajakk og fjell på vester og spruttrekk. Siden vi har 1400 på budsjettet og 3700 i pluss for årekjøp fra i fjor til juniorer, har vi 5100 og velger å bruke resterende av avsatte midler til turgruppe til å fornye utrangerte vester og spruttrekk.

8) Neste styremøte
Mandag 17. november kl 18-20

Kai