Referat fra årsmøte i Lillehammer Ro- og Kajakklubb for året 2008

Tid og sted: 16. februar 2009 i naustet på Vingnes

Til stede: Fra styret: Kai Gjessing, Jacob Jacobsen og Frode Flaa.

Medlemmer: Pål Eirik Alrek, Jan Mehus , Hanne Jarmann Larsen, Ragnhild Klokk, Charlotte W. Kirk, Jan Flohr, Trude Bang,

Jens Kåre Holen og Torunn Bakkestuen

 

1.      Åpning med godkjenning av innkalling og sakliste

Kai Gjessing ønsket 12 frammøtte, styret inklusive, velkommen til årsmøte i naustet.

Det ble fra salen stilt spørsmål om styret visste noe om hvorvidt klubbens medlemmer er inne på nettsidene, og om det er tilstrekkelig med innkalling på nettet.

Styret kjenner ikke medlemmenes nettvaner og har ingen mulighet til å kontrollere det.

Årets innkalling har i tillegg blitt sendt ut på personlig e-mail i følge medlemsregisteret.

Enstemmig vedtak: innkalling og sakliste godkjent.

2.  Valg av ordstyrer og referent og to til å signere referatet

Følgende ble foreslått:

Ordstyrer: Jan Flohr

Referent: Frode Flaa

Til å signere referatet: Jan Mehus og Trude Bang.

Enstemmig vedtak: Forslaget godkjent.

3. Godkjenning av årsmelding for 2008

Kai Gjessing refererte hovedpunktene i årsmeldingen.

Det ble fra salen påpekt noen uriktigheter og mangler.

a)     Deltagelse konkurranser: Her er skrevet Skummsjø men skal være Trevann.

b)       Et Medlem har deltatt i Dahlsland kanot marathon.

c)       Jan Mehus hadde besøk av 27 studenter fra Gausdal videregående skole. Vi takker Jan for at han stilte på meget kort varsel.

d)       Totalsummen på antall medlemmer var ikke tatt med. Den er på 278personer.

e)       Ønske for fremtiden at også bassengtreninger, fellesturer og møter blir registrert med antall til stede. Dette for å kunne lettere se om det er en økning eller reduksjon i antallet på disse tilbudene. Styret tar dette til etterretning.

Enstemmig vedtak: Årsmeldingen godkjent med tilleggspunkter i referatet.

4.               Behandling av regnskap for 2008

Jacob Jacobsen gikk gjennom regnskapet, post for post, med kommentarer til de fleste postene.

Jan Mehus etterlyste en utgiftspost for innleie av private kajakker til kursbruk. Fra forrige årsmøtet ble den gamle ordningen, med gratis plassleie, fjernet. Jan Flohr kunne informere om at det i 2008 ikke var benyttet private kajakker på kursene, da disse har vært små kurs med et mindre antall deltagere. Derfor har dette behovet ikke vert tilstede.

Saken ble foreslått diskutert på allmøte rett etter årsmøtet.

Som en liten avsporing ble det spurt om det finnes lister som viser hvor vi kan søke om midler, og hvilke aktiviteter vi har som kan løse ut midler.

Styret svarte at vi ikke har dette i dag, men styret vil prøve å etablere slike lister.

Trude Bang spurte også om det var en obligatorisk forsikringsordning i klubben. Frode Flaa svarte at det er det ikke, da de fleste vil være dekt gjennom sin reiseforsikring. De fleste forsikringsselskap anser ikke klubbens aktiviteter som ekstremsport. Selv om dette er medlemmenes plikt å undersøke, vil det likevel være riktig at klubben informerer om dette ved kursavvikling, innmeldinger og arrangementer.

Jacob leste til slutt opp revisors beretning.

Begge revisorene har godkjent regnskapet.

Styret vil ta alle kommentarene til etterretning.

5.               Behandle innkomne saker

Styret hadde en sak: Vedta ny basis lov for Lillehammer ro og kajakklubb.

Kai presenterte den nye loven som er et minimumskrav fra NIF. Denne er ufravikelig, men det er rom for tillegg.

Forslag fra styret om tillegg:

a)    Legge til klubbens gamle ”formål” i paragraf 1.

b)    Legge til i paragraf 2, organisasjon, Norges padleforbund og Norges roforbund.

c)     Bestemme i paragraf 10 at årsmøtet skal holdes i februar måned.

d)    Bestemme i paragraf 12, punkt 10b, at styret skal bestå av 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. (Styreleder og nestleder er i tillegg, og blir valgt under eget punkt)

Enstemmig vedtak: styrets forslag godkjent.

6. Medlemskontingent 2009

Styret foreslo uendrede satser.

Enstemmig vedtak:

Enkeltmedlemskap kr 400

Familiemedlemskap kr 500

Ungdom/pensjonist: kr 300

7.     Budsjett for 2009

Jacob Jacobsen gikk igjennom styrets budsjettforslag punkt for punkt, med kommentarer til de viktigste punktene.

Det ble en debatt rundt postene som gjelder klubbens kursutgifter og kursinntekter. Styret har foreslått å budsjettere med en noe mindre inntekt, og derfor også en noe mindre utgift i forbindelse med kursavviklingen.

Dette med bakgrunn i en usikkerhet i hvordan kursene skal avvikles i 2009. Dette vil bli en egen debatt på neste allmøte.

Det ble en enighet om at styrets forslag skulle stå.

Kursavviklingen vil være tema på et senere allmøte.

Enstemmig vedtak: Budsjettforslaget godkjent.

8. Valg

Valgkomiteen har bestått av Ragnhild klokk og Hanne jarmann Larsen.

Ragnhild Klokk orienterte om valgkomiteens arbeid. Hun påpekte at komiteen var kjent med de nye reglene om kjønnsfordeling, men at de ikke har klart, på tross av iherdige forsøk, å finne kvinnelige representanter til styret.

Hanne Jarmann Larsen presenterte valgkomiteens innstilling for 2009:

Leder:                    Kai Gjesing. (ikke på valg. 1 år igjen)

Roing:                    Peter Obel. (ikke på valg. 1 år igjen)

Elvepadling:           Frode Flaa. (ikke på valg. 1 år igjen)

Flattvann/tur:         Jan Flohr.     (velges for 2år)

Kasserer:               Per Anders bang. (velges for 2år)

1. varamedlem       Grim Syverud(velges for 2år)

2. varamedlem       Ingrid Alrek. (velges for 2år)

Revisorer:              Lars Erik Almo. (velges for 2år)

                              Øyvind Nyfløt. (velges for 2år)

Valgkomitee:          Jacob Jacobsen(velges for 1år)

                               Trond Karlsen(velges for 1år)

                               Per Madsen. (velges for 1år)

Det ble også påpekt at i følge de nyinnførte valgreglene skal det også velges nestleder. Da de nye reglene trådde i kraft mindre enn ti minutter før valget, ble det enighet om at oppgaven blir lagt til Styret.

Valget ble ellers gjennomført etter de nye valgreglene.

Enstemmig vedtak: Årsmøtet godkjente valgkomiteens innstilling, med innstilling til styret om valg av nestleder.

Møtet ble avsluttet med å overrekke en flaske vin til avtroppende styremedlemmer, Jacob Jacobsen og Grim Syverud, som takk for god innsats. (Grim, som ikke var til stede, vil få sin flaske overrakt ved en senere anledning).

17. februar 2009.

Frode Flaa

Referent.

Referatet er godkjent av:

-----------------------------------------------------------                       ----------------------------------------------------------

          Jan Mehus (signatur)                                                    Trude Bang (signatur)