Referat fra årsmøte i Lillehammer ro og kajakklubb for året 2007.

4 februar 2008. Avholdt i klubbens storstue på naustet, Vingnes.

Tilstede: 16 personer inkludert styremedlemmer.

Kai Gjessing åpnet med å ønske alle hjertelig velkomne.

Sak1: Godkjenning av innkalling og valg av ordstyrer og referent.

Innkallingen ble enstemmig godkjent.

Kai Gjessing ble valgt til ordstyrer og Frode Flaa ble valgt til referent.

Sak2: Godkjenning av årsberetningen.

Kai gikk gjennom årsberetningen.

Forslag om endring av navnet ”Onsdagsløpet”

Underskudd på kr 2000 mangler informasjon at resten av underskuddet (kr 28000) var en del av den planlagte tippemiddel utbyggingen som skulle over i bygge regnskapet.

Spørsmål om ”langtidsplan”? Styret svarte at det ikke foreligger en konkret plan med fastsatte frister, men at en del forslag blir vurdert i en modningsprosess over noen år som innvendig arealplan, utvendig grøntplan, ny brygge etc. med en tidshorisont på 3-5 år.

Spørsmål om HMS? Styret svarte om årsaken til prosessen og at det jobbes med en HMS dokumentasjon i klubben. Det er omfattende arbeid som vi har begynt en prosess på. Det vil være en del regelendringer allerede til sesongstart 2008.

VEDTAK: Årsberetningen ble enstemmig godkjent. Styret skal se på eventuelt navneendring på onsdagsløpet, og jobbe videre med utarbeidingen av HMS i klubben.

Sak3: Godkjenning av regnskap 2007.

Kasserer gikk igjennom regnskapet punkt for punkt.

Revisors godkjenning av regnskapet med bemerkninger ble lest opp.

Det ble også stilt kritiske spørsmål rundt regnskapsføringen, med kommentarer som kasserer vil ta med i betraktning i videre regnskapsføring.

Kommentarene gikk i hovedsak på at fordringer ikke var med i balanseregnskap og at verdiene i bygning og materiell ikke er ”synliggjort”. Videre om å få kontroll over lister og registre over utleie av kajakkplasser, medlemmer, avtaler, og at revisor får tilgang til medlemsregisteret.

VEDTAK: revidert regnskap ble enstemmig godkjent.

Sak4: Organisering av kurs, plan for utvikling av kursinstruktører.

Kai Åpnet debatten med å foreslå at vi setter ned en gruppe for å jobbe med gjennomføringen av kursene, og for å jobbe for at klubben skal kunne ha godkjente instruktører selv.

Følgende forslag til vedtak ble fremmet på møtet:

Lrkk etablerer en gruppe på tre personer som skal ha ansvar for planlegging og gjennomføring av klubbens havkajakk kurs. Og videreutvikling av kursene.

Videre skal gruppen jobbe for å finne instruktører som ønsker å utdanne seg til NPF aktivitetsledere.

Målet er at klubben kan holde NPF godkjente kurs og dele ut våttkort på våre nybegynnerkurs.

VEDTAK: Nyvalgt Styre skal finne tre personer i disse vervene. Jan Flohr har sagt seg interessert.

Sak5:Organisering av aktiviteter.

a) Styret foreslo at det skulle etableres en gruppe som skulle jobbe med turarrangementer.

Forslag ble fremmet på møtet, om en person som turkoordinator, i stedet for en hel gruppe.

Denne personen skal ha som ansvar å sette opp terminliste, hjelpe medlemmer som ønsker å arrangere turer og prøve å finne turledere til turer som blir foreslått.

VEDTAK: Styret finner en person som er egnet, og som ønsker å være turkoordinator i klubben.

Enstemmig vedtatt.

b) Hvordan organisere dugnader?

VEDTAK: Styret organiserer dugnader og setter disse opp med dato i aktivitetskalenderen for hele året.

c) Fast renhold. Styret foreslo en liste hvor medlemmene får tildelt ansvar for en ukevask hver.

I tillegg får de ansvar for å holde naustet åpent mellom 18-19 på onsdag den uken de vasker.

VEDTAK: Styret setter opp listen slik at folk melder seg på. Styret får ansvar for å finne personer de ukene som ingen skriver seg opp på.

Sak6:Investeringsplan 2008.

Det ble diskutert hvor stor andel av forventet tilbakebetaling av tippemidler i forbindelse med bygging av oppholdsrom, som skulle benyttes til ekstra innkjøp av utstyr.

Forslag om å benytte 20 000.- til innkjøp av tur utstyr til å fremme aktiviteten turer.

Vider foreslått 5 000.- til innkjøp av sikkerhetsutstyr til kursgjennomføring for flattvann/hav.

VEDTAK: forslag om ekstra investering på kr 25000 ble enstemmig godkjent under forutsetning at tippemidler er mottatt som skissert.

Sak7: Godkjenning av medlemskontingent 2007.

Styret foreslo ingen endringer.

VEDTAK: Ingen endringer, enstemmig godkjent.

Sak8: Godkjenning av budsjett 2008.

Kasserer gikk igjennom budsjettforslaget punkt for punkt.

Kommentar om at lagring av privat kajakk skal koste 200kr uansett. Gammel avtale om gratis plass for de som låner ut sin kajakk til kursene foreslås opphevet.

Kommentar om at ”vikingene” ikke betaler riktig arealpris for leie av lagerrom til sitt utstyr.

Kommentar om at det vil være fornuftig å ta betalt for nye låsekort ved utskiftingen.

Justering av posten for ”investering voksne”. Ble endret i forhold til tidligere vedtak punkt 6, økt med kr 25 000.-

VEDTAK: Styret tar kommentarene til etterretning. Budsjettet godkjent med en endring.

Sak9: Valg av styrerepresentanter, vararepresentanter, revisor og valgkomite.

Valgkomiteen framla følgende forslag:

Formann: Kai Gjessing. (velges for 2 år).

Styremedlemmer:

Frode Flaa. (velges for 2 år).

Peter Obel. (velges for 2 år).

Anne Hagen. (ikke på valg).

Jacob Jacobsen. (ikke på valg).

Revisor: Gisle Eritsvaer. (ikke på valg).

Varamedlemmer:

Trond Holmestad,

Grim Syverud.

Valgkomite:

Hanne Jarmann Larsen. (Ikke på valg)

Ragnhild Klokk. (ikke på valg).

I tilegg ble det fra revisor påpekt at det stilles krav om 2 revisorer. Dette førte til et benkeforslag på Gunn Marit Lie som revisor2.

VEDTAK: Enstemmig godkjenning på samtlige posisjoner.

Møteleder takket for oppmøtet og møtet ble avsluttet med videofilm fra fjorårets store arrangement i Skjåk. A-camp.

5. februar 2008.

Referent:

Frode Flaa.